Handleiding — Gasfles.nl

1

Dashboard

Het dashboard toont alles in een oogopslag. Klik op een getal voor details.

12

Open orders

5

Leveringen vandaag

148

Flessen bij klant

3

Waarschuwingen

Snelacties op het dashboard

Nieuwe bestelling

Maak direct een order aan

Dagplanning

Leveringen van vandaag inplannen

Snelbestelling

WhatsApp bericht plakken

Debiteuren

Openstaande betalingen bekijken

Klik op een getal om direct door te springen naar het overzicht.

2

Bestelling tot Factuur

Dit is het hele proces in 6 stappen:

Bestelling

Klant bestelt

Inplannen

Dagplanning

Leveren

Chauffeur rijdt

Afleverbon

Scan + teken

Factuur

Naar WeFact

Betaald

Klaar!

Per stap automatisch

Na afleverbon

Flessenregister bijgewerkt, huur gestart, PDF naar klant gemaild

Na factuur

Concept naar WeFact gestuurd, betaalstatus bewaken via Debiteuren

Geen afleverbon = geen levering. De handtekening is juridisch bewijs.

3

Snelbestelling

WhatsApp bericht van klant? Plak het en het systeem doet de rest.

Klik Snelbestelling op het dashboard (of via Orders)
Plak het WhatsApp bericht in het tekstveld
"Hoi, ik wil graag 2x propaan 10kg en 1x co2 6kg"
Het systeem herkent automatisch de klant en producten
Controleer de voorgestelde order
Klik Bestelling aanmaken

Handmatig aanmaken

Ga naar Orders en klik Nieuw
Zoek de klant (typ naam of nummer)
Kies het product en aantal
Klik Bestel fles

Bestel fles

Wij brengen een volle fles en halen de lege op

4

Dagplanning

Plan leveringen per dag en wijs ze toe aan een chauffeur.

Ga naar Leveringen en klik Dagplanning
Kies de datum en chauffeur
Je ziet alle openstaande orders die klaar zijn
Sleep orders naar de route of klik Toevoegen
Versleep om de volgorde te optimaliseren
Klik Route bevestigen

Klanten met een vaste routedag worden automatisch voorgesteld.

Na bevestiging

De chauffeur ziet de route direct in zijn app

Route wijzigen

Versleep leveringen, chauffeur ziet het direct

5

Afleverbon

Het kernmoment: chauffeur bij de klant.

Scan volle
flessen

Scan lege
flessen

Controleer

Handtekening

PDF verstuurd

Dit gebeurt automatisch na afronden

PDF naar klant

Automatisch per email verstuurd

Flessenregister

Status en locatie bijgewerkt

Huur gestart

Datum + tijd vastgelegd

Levering compleet

Automatisch afgerond

Scanner werkt het beste bij goed licht. Houd telefoon stabiel op 15-20 cm.

6

Factuur aanmaken

Van levering naar factuur in 5 stappen.

Preview

Bekijk regels

Controleer

Prijzen goed?

Naar WeFact

Concept factuur

Check WeFact

Alles klopt?

Verstuur

Naar klant

Open de levering en klik Factuur aanmaken
Bekijk de preview — controleer regels en bedragen
Klik Naar WeFact — er wordt een concept aangemaakt
Open WeFact en controleer de factuur daar
In WeFact: klik Versturen om de factuur naar de klant te sturen

Controleer altijd klantprijzen. Bijna elke klant heeft eigen afspraken.

7

Debiteuren

Wie moet nog betalen? Stuur herinneringen.

Ga naar Debiteuren in het menu
Je ziet alle klanten met openstaand saldo
Klik op een klant voor details per factuur
Klik Herinnering sturen om een betaalherinnering te mailen

Kleuren in de lijst

Betaald Bijna verlopen Te laat

Sorteer op bedrag om de grootste openstaande posten bovenaan te zien.

8

Flessenregister

Elke fles heeft een serienummer en een levenscyclus.

Vol in depot

Bij klant

Huur loopt

Leeg in depot

Bij leverancier

Wordt gevuld

Vol in depot

Cyclus herhaalt

Fles opzoeken

Ga naar Flessen in het menu
Zoek op serienummer, status, of klant
Klik op een fles voor de bewegingsgeschiedenis

Statussen

Vol in depot Bij klant Leeg in depot Bij leverancier In transit Afgekeurd

Bij Klant detail zie je ook alle flessen die bij die klant staan.

9

Klantprijzen

Bijna elke klant heeft eigen prijsafspraken. Klantprijs wint altijd van standaardprijs.

Ga naar de klant en open tabblad Prijsafspraken
Klik Prijs toevoegen
Kies het product en vul de afgesproken prijs in
Klik Opslaan — deze prijs overschrijft de standaardprijs

Klantprijs ingesteld?

Wordt automatisch gebruikt bij orders en facturen

Geen klantprijs?

Standaardprijs van het product wordt gebruikt

Controleer klantprijzen voor je een offerte doet. Bron: WeFact factuurhistorie.

10

Kaarten

Bekijk leveringen en flessen op de kaart.

Leveringen op kaart

Alle stops van vandaag op de kaart. Klik voor details.

Flessen op kaart

Waar staan je flessen? Per klant op de kaart.

Ga naar Kaarten in het menu
Kies Leveringen of Flessen
Klik op een pin voor klantdetails
Gebruik filters om te zoeken (datum, chauffeur, product)

De kaart toont kleurpins: groen = geleverd, blauw = gepland, rood = te laat.